HSE-Software: Sicherheit und Effizienz durch den Einsatz modernster Technologie

6 Minuten31.08.2021

Eine sichere Arbeitsumgebung schaffen und dabei den Mensch für HSE-Themen begeistern und in entsprechende Prozesse einbinden – eine spannende und vielfältige Aufgabe für die Fachkräfte im Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz. Bei der Frage nach dem „Wie?“ stellt sich auch gleich die Frage nach dem „Womit?“: Welche Technologie kann eingesetzt werden, um komplexe HSE-Prozesse so zu managen, dass der menschliche und bürokratische Aufwand so gering wie möglich ist und die Qualität dabei gleich bleibt oder sogar steigt? Wie lässt sich im Unternehmen die Begeisterung für HSE bei Verfolgung aller Rechtsvorgaben und Ziele erhalten und fördern? Die Lösung: Eine flexible Software, mit der sich die individuellen Anforderungen abdecken lassen, die einen schnellen Zugriff auf aktuelle Daten ermöglicht und dabei zeit- und ortsunabhängig eingesetzt werden kann.

Was ist eine HSE-Software und was leistet sie?

Eine HSE-Software ist ein umfassendes Tool, mit dem sich relevante Daten zentral an einem Ort zusammenfassen, dokumentieren, speichern und visualisieren lassen. Sämtliche Prozesse und Aktivitäten, die anfallen, können über die Software gesteuert werden – ob Audits durchgeführt, Umwelt- oder Unfallkennzahlen erfasst oder die Einhaltung von Rechtspflichten überprüft werden müssen. Mit einer Software, die auf die Anforderungen und Bedürfnisse im Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz zugeschnitten ist, werden Fachkräfte effektiv unterstützt und die Erfüllung von Compliance-Standards verfolgt.

Unternehmen können eine HSE-Software themenübergreifend im Arbeits- und Gesundheitsschutz einsetzen, um eine Vielzahl an Aufgaben abzuwickeln:

Vorteile einer HSE-Software

Da in einer HSE-Software alle wichtigen Daten im Arbeitsschutz zentral zusammenlaufen und ausgewertet werden, haben die Anwenderinnen und Anwender den Vorteil, stets mit aktuellen und strukturierten Informationen zu arbeiten. Prozesse und Aufgaben werden dadurch transparenter – und zuständige Personen benachrichtigt und effizient eingebunden. Anhand von personalisierten Übersichten weiß jeder Mitarbeitende, welche Informationen für die eigene Tätigkeit wichtig sind, ganz gleich, ob es sich dabei um die Geschäftsführung oder Fach- und Führungskräfte handelt.

Eine HSE-Software ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, Managementsysteme nach ISO-Standards umzusetzen, beispielsweise nach ISO 14001 oder ISO 45001. Sie kann neben der Prozessoptimierung und -vereinheitlichung auch dabei unterstützen, einen aktuellen Status quo und entsprechende Verbesserungen nachzuweisen. Denn: In der Regel werden über HSE-Software wichtige Kennzahlen im Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie im Umweltmanagement abgeleitet und verwaltet.

Beispiel Gefährdungsbeurteilung

Besonders deutlich werden Sinn und Nutzen einer HSE-Software am Beispiel einer Gefährdungsbeurteilung (GBU): Über eine verständliche und intuitive Software-Oberfläche werden die Verantwortlichen durch die Erstellung der Beurteilung geführt, identifizieren bestehende Gefährdungen, führen eine Risikobewertung durch und leiten daraus die notwendigen Schutzmaßnahmen ab. Dann wird die Gefährdungsbeurteilung, falls gewünscht, per Mausklick in ein standardisiertes Druckformat überführt – ganz ohne Übertragungsverluste, Systemwechsel oder sonstige Umwege. Dies kann dann schnell und durch den zentralen Zugriff auf unterschiedlichen Devices, zum Beispiel über ein Terminal, Tablet oder Smartphone, abgerufen werden. Eine HSE-Software unterstützt darüber hinaus bei allen Prozessen, die mit einer Gefährdungsbeurteilung zusammenhängen und direkt oder indirekt an einen der Schritte einer GBU anschließen:

• Unterweisungen

• Organisation von Betriebsabläufen

• Durchführung interner Audits

• Gefahrstoffmanagement

• Verwaltung von Erlaubnisscheinen

Eine zuverlässige HSE-Software ist dabei in der Lage, die Komplexität modular abzubilden und zeigt dabei auf, welche Personen in bestimmte Prozesse und Entscheidungsfindungen einbezogen werden sollten.

HSE oder HSEQ-Software?

Ob eine HSE-Software den zusätzlichen Buchstaben „Q“ verdient, hängt davon ab, inwieweit sie neben Arbeits- Umwelt- und Gesundheitsschutz auch die Prozesse im Qualitätsmanagement abdeckt. Nicht alle Softwareanbieter nutzen die Bezeichnung HSEQ-Software, unterstützen aber dennoch wesentliche Aspekte, die z. B. grundlegend für einer Zertifizierung nach ISO 9001 sind:

• Durch die Software lassen sich Prozesse und Verantwortlichkeiten in Echtzeit dokumentieren, revisionieren und verwalten sowie Verlinkungen innerhalb der Dokumentation herstellen 

• Die Software sorgt für mehr Transparenz durch Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Terminen im Maßnahmen, Schulungs- oder Auditmanagement

• In der Software kann definiert werden, welche Informationen des Qualitätsmanagementsystems wem zugänglich gemacht werden, sodass jeder nur die für die eigene Tätigkeit relevanten Informationen erhält. Das verbessert dies Verständnis der Kollegen für das Qualitätsmanagementsystem, vereinfacht das Finden von relevanten Regelungen und vermeidet eine Informationsüberfrachtung.

Wie finden Sie die passende HSE-Software?

Der Markt für HSE-Software hat sich international stark professionalisiert. Inzwischen gibt es vor allem im nordamerikanischen und europäischen Raum zahlreiche Anbieter, die sich hinsichtlich der Funktionen und des thematischen Umfangs unterscheiden. Dabei konzentrieren sich einige Lösungen auf einzelne Bereiche, wie z.B. Umweltmanagement oder Arbeitssicherheit. Andere Softwares verfolgen wiederum den integrativen Ansatz und decken den gesamten HSE-Bereich ab. Zahlreiche Funktionen unterstützen HSE-Fachleute dabei, Unternehmensprozesse zu dokumentieren, auszuwerten und zu lenken. Software-Anbieter, die ganzheitlich ausgerichtet sind, stellen ihr Angebot nach dem Baukasten-Prinzip zur Verfügung: Unternehmen können auf diese Weise gezielt einzelne Module mit verschiedenen fachlichen Schwerpunkten kombinieren. So erhalten die Nutzer eine genau auf ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung.

Fazit

Die zentrale Rolle einer HSE-Software bestätigt der Safety Management Trend Report, in dem führende HSE-Experten ihre Einschätzungen und Ausblicke zum Thema Arbeits- und Gesundheitsschutz geben:

„Die Nachfrage nach einer zentralen Plattform, in der verschiedene HSE-Systeme zusammenlaufen und gesteuert werden, wird eine Rolle spielen. Durch den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen, Daten und Fakten können Arbeitsabläufe optimiert werden.“

Mit der passenden Software lassen sich Abläufe vereinfachen, bürokratische Hürden entschlacken und Mitarbeitende einfach involvieren, um den Arbeitsschutz nachhaltig zu verbessern, die Effektivität zu steigern und die Einhaltung von Pflichten und Vorschriften zu gewährleisten. Ob zunächst nur einzelne Module zum Einsatz kommen, beispielsweise für das Gefahrstoffmanagement oder im Bereich Legal Compliance, oder direkt der gesamte HSE-Bereich abgedeckt werden soll: Der Einsatz einer HSE-Software ist eine langfristige und erfolgreiche Investition in die Verbesserung des Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutzes.