Arbeitsschutz, Digitalisierung

So führen Sie eine neue HSE Software ein

10 Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeitenden beteiligen und begeistern

6 Minuten24.08.2021

Mehr Überblick, schnellere Abstimmungen, weniger Listen- und Informationschaos: Durch eine HSE-Software vereinen Sie alle wichtigen Aspekte des Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutzes in einer Plattform. Bedenken Sie jedoch: Mit einer neuen Software wird auch eine neue Arbeitsweise eingeführt. Dieser Vorgang ist nicht immer leicht. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Sie als Unternehmen gemeinsam an einem Strang ziehen. Mit diesen 10 Tipps binden Sie Ihre Mitarbeitenden effektiv in die Implementierung ein – für nachhaltige Erfolge im HSE-Management.

Whitepaper HSE-Software Kriterien

So wählen Sie die passende HSE-Software

Die richtige Software kann Ihr HSE-Management unterstützen und Ihnen viel Arbeit abnehmen. Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Einführung einer neuen HSE-Software ist, dass sie den passenden Anbieter für Ihr Unternehmen gewählt haben. Doch wie gestaltet sich der konkrete Suchprozess nach der für Sie passenden Lösung? Mit unserem kostenlosen Whitepaper erhalten Sie einen kompakten Leitfaden, um

  • Anforderungen zu analysieren,

  • Einsparpotentiale zu identifizieren,

  • den richtigen Anbieter zu finden.

Darüber hinaus erhalten Sie praktische Hinweise dazu, wie Sie Ihre Geschäftsleitung, Budgetverantwortliche und andere relevante Interessensvertreter von der Investition überzeugen.

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1. Begeistern Sie für Sicherheitsthemen

Wie Sie aus eigener Erfahrung wissen, haben Mitarbeitende ihr eigenes Wohlergehen nicht immer im Blick oder sind sich der möglichen Gefahren im Arbeitsalltag nicht bewusst. Oftmals reicht die reine Aufklärung zu Sicherheitsthemen nicht aus - Beschäftigte müssen begeistert werden. Denn wer voller Motivation für seine eigene Sicherheit sorgt, achtet auch verstärkt auf die der anderen.

2. Bauen Sie ein HSE-Ökosystem auf

Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der sich der Einzelne als Teil einer Gemeinschaft versteht und durch das eigene Handeln zu einer sicheren Arbeitsumgebung beiträgt. Durch ein allgemein höheres Sicherheitsbewusstsein kann beispielsweise die Meldung und Beseitigung von Schäden, Gefahren und Instandhaltungsfällen ein effektiverer Prozess sein.

3. Formulieren Sie klare Ziele

Machen Sie HSE zur Priorität und zeigen Sie, wie wichtig es Ihnen ist, Risiken zu minimieren und Probleme schon im Vorfeld zu beseitigen. Klar formulierte HSE-Kernwerte und Markenintegrität helfen zudem nachzuvollziehen, warum Veränderungen in Richtung digitaler und intelligenter Arbeitsweisen notwendig sind.

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4. Kommunikation ist alles

Verdeutlichen und begründen Sie die Entscheidung über die Einführung einer HSE-Software. Heben Sie dabei hervor, welche Vorteile daraus für das Unternehmen und die Mitarbeitenden entstehen. Geben Sie regelmäßig Updates zum Implementierungsprozess an Ihre Interessengruppen weiter und binden Sie sie in den Prozess mit ein. So helfen Sie insbesondere denjenigen, die sich mit Veränderungen schwertun. Denken Sie daran, ggf. auch Subunternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, in die HSE-Kommunikation und Schulungen mit einzubeziehen.

5. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Damit die HSE-Software Erfolg hat, müssen Geschäftsleitung und Führungskräfte hinter der Entscheidung stehen und den Teams zeigen, wie neue Verfahren richtig umgesetzt werden. Ernennen Sie einen Projektmanager inkl. Stellvertreter für die Implementierung der neuen HSE-Software und stellen Sie somit Ihren Mitarbeitenden einen direkten Ansprechpartner an die Seite.

6. Betonen Sie individuelle Vorteile

Eine gute Software ersetzt manuelle Schreibarbeiten, verringert den Verwaltungsaufwand und kann ortsunabhängig bedient werden. Je besser und klarer Sie die Vorteile vom Nutzen einer HSE-Softwarelösung vermitteln, desto eher werden Ihre Mitarbeitenden und Externe sie als praktisches, hilfreiches und unerlässliches Tool für die Aufgaben- und Prioritätenplanung erkennen.

7. Nutzen Sie alle Facetten Ihrer Investition

Schulungen und regelmäßige Systemwartungen tragen zu einer optimalen Nutzung der Software bei. Ein geschulter Umgang mit der Software führt dazu, dass die Anwender sicher im Umgang werden und die Anwendung bestmöglich im Arbeitsalltag nutzen können. Auch ein einfacher Zugriff spielt dabei eine große Rolle – stellen Sie Ihren Mitarbeitenden zum Beispiel dafür Smart Devices zur Verfügung.

8. Binden Sie externe Interessenvertreter ein

Informieren und beziehen Sie frühzeitig Ihre externen Dienstleister in die Einführung der neuen HSE-Lösung mit ein. Besonders effektiv kann ein Pilotprojekt mit motivierten Nutzern sein, das auch diejenigen mit einbindet, die neuen Technologien gegenüber skeptisch sind. Mit dem daraus entstehenden Feedback erhalten Sie wertvolle Einsichten und können die Anwendung weiter an den Arbeitsalltag anpassen.

9. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden eine Stimme

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit Gedanken und Vorschläge einzubringen, beispielsweise durch Feedback zur Gesamtperformance der Software. So verdeutlichen Sie, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist und sie in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Setzen Sie das Feedback in nachfolgenden Maßnahmen um und zeigen so, dass die eingeholten Anregungen berücksichtigt werden.

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10. Setzen Sie realistische Ziele

Machen Sie es Ihren Mitarbeitenden leicht, in dem Sie einfache Anweisungen und Schulungsangebote bereitstellen. Legen Sie erreichbare Ziele fest, die die Mitarbeitenden verfolgen können. Geben Sie ihnen einen angemessenen Zeitraum, um sich neben den eigentlichen Aufgaben mit dem neuen System vertraut zu machen.

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„Die Einführung [der Softwarelösung Quentic] war ein strategischer Change-Prozess und brauchte zwischenmenschliches Fingerspitzengefühl sowie aktive Kommunikation.“

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