Krisenmanagement, Arbeitsschutz

Krisenmanagement als Chance für bessere Arbeitssicherheit

Ihr Sprungbrett für HSE-Prozessoptimierung

10 Minuten

Wenn eine Krise wie die Corona-Pandemie auf global agierende Unternehmen trifft, potenzieren sich die ohnehin bestehenden Herausforderungen an Arbeitssicherheit und Legal Compliance. Weltweite Standorte verschiedenster Größenordnung, Arbeitskultur und Prozessstruktur sind unterschiedlich stark von der Pandemie betroffen und unterliegen entsprechend ihres Risikos diversen rechtlichen Regelungen. Hinzu kommt das rasante Tempo, in dem Änderungen jeglicher Art eintreten. Unter solchen Bedingungen wird Arbeiten und Produzieren schnell zu einem kaum tragbaren Rechts- und Sicherheitsrisiko.

Das muss nicht sein. Jede unternehmerische Krise dieses Ausmaßes birgt auch eine Chance. Sie können die Aufmerksamkeit des Top-Managements nutzen und das Unmögliche möglich zu machen. Eine Krise ist die beste Zeit, um HSE-Prozesse nachhaltig zu optimieren und so langfristig für Rechts- und Arbeitssicherheit sorgen.

Miba zeigt, wie es geht: Die Krise als Sprungbrett

Das österreichische Industrie- und Technologieunternehmen Miba hat es vorgemacht. Mit mehr als 30 Produktions- und Vertriebsstandorten in Europa, Nord- und Südamerika sowie Asien konnte es im Verlauf der Corona-Pandemie Prozesse in Gang gesetzt, die noch lange nach Corona die Sicherheitskultur des Unternehmens positiv beeinflussen werden. Lesen Sie, wie Mibas Corporate EHS & Facility Manager Franz Almhofer-Amering diesen Stein ins Rollen bringen konnte und wie ihn die Softwarelösung Quentic dabei maßgeblich unterstützt hat. Aus dem konkreten Beispiel des Miba-Krisenmanagements während der Corona-Pandemie leitet sich eine Aufstellung mit Ratschlägen ab, die auch für Ihr Unternehmen in solchen Krisen eine Bereicherung sein kann.

Franz Almhofer-Amering

Franz Almhofer-Amering betrachtet HSE nicht als isolierten Fachbereich, sondern als Service für alle Prozesse des Unternehmens. Um diesen Service des sicheren und rechtskonformen Arbeitens während der Corona-Krise zu gewährleisten, setzte er sich zwei wichtige Ziele, auf die sämtliche ergriffene Maßnahmen hinauslaufen sollten:

  1. Alle Standorte und Mitarbeiter beim Umsatz der Sicherheitsverordnungen unterstützen

  2. Haftungsrisiko der Geschäftsführung und Führungskräfte minimieren

Die Mitarbeiter für sich gewinnen

Arbeitssicherheit steht und fällt mir der Umsetzung und Akzeptanz durch die Belegschaft. „Der Mensch steht im Mittelpunkt“ lautet dementsprechend auch der markanteste Safety-Trend des Jahres 2020. Für Miba und viele andere Unternehmen, stellte menschliches Verhalten eine der größten Herausforderungen während der COVID-19-Krise dar:

Im späteren Verlauf der Pandemie wurden die vom Staat vorgeschriebenen Corona-Regelungen, insbesondere der Sicherheitsabstand, im öffentlichen Leben immer lockerer gehandhabt. Im Betrieb hingegen müssen Vorstand, Führungs- und HSE-Kräfte die Einhaltung der Vorschriften unbedingt gewährleisten. Um dies den Mitarbeitern zu verdeutlichen, reicht es nicht, eine E-Mail mit den betrieblichen Sicherheitsvorschriften zu versenden. 

Als Lösung dieses Problems erarbeitete Miba eine standortübergreifende Sicherheitsbegehung. Das große Interesse an Ergebnissen und Umsetzung musste dabei sowohl den Prüfern als auch den Führungskräften bewusst sein. Die zugrunde liegende Annahme sollte sich bestätigen: Nur wenn Mitarbeiter sehen, wie sich Führungskräfte persönlich um die Umsetzung der Corona-Regelungen kümmern, kann eine entsprechende Sicherheitskultur funktionieren.

Miba-Tipps:

  • Menschliche Zweifel und Hindernisse an notwendigen Schutzmaßnahmen erkennen

  • Lösung finden, deren Ziel es ist, den Menschen als Mittelpunkt der Arbeitssicherheit zu erreichen

  • Führungskräfte persönlich für die Umsetzung Schutzmaßnahmen verantwortlich machen

  • Priorität Arbeitssicherheit kommunizieren und erlebbar machen

Den Vorstand für sich gewinnen

Eine solche Krise lenkt das Interesse des Vorstands immer auch auf Arbeitssicherheit und damit einhergehende Rechtssicherheit. Der Wille für schnelle und weitreichende Veränderung ist also meist vorhanden und sollte als außergewöhnliche Chance betrachtet werden. Im Falle von Miba war die Ausgangssituation für eine entsprechende standortübergreifende Stärkung der Prozessvereinheitlichung denkbar günstig:

2018 hatte Franz Almhofer-Amering mit viel Fingerspitzengefühl begonnen, die HSE-Software Quentic Schritt für Schritt über die Standorte hinweg auszurollen. Im Zentrum seiner Überlegungen stand dabei der Gedanke: „Man hat nur eine Chance, etwas Neues positiv rüberzubringen.“

Zur Zeit des Pandemie-Ausbruchs und des weltweiten Corona-Shut-Downs arbeiteten etwa zwei Drittel aller Miba-Mitarbeiter an einem Standort, wo Quentic bereits als HSE-Plattform etabliert war. Nun wurde die Chance genutzt, eine erste komplette Standortübergreifende Prozessvereinheitlichung in Quentic zu erzielen: Um dem Vorstand das Nachverfolgen der Corona-Maßnahmen an jedem Standort zu ermöglichen, wurde gemeinsam beschlossen, das Modul Risks & Audits verpflichtend für Corona-Sicherheitsbegehungen an allen Standorten einzusetzen.

Miba-Tipps:

  • Greifen Sie auf bestehende Systeme zurück (Excel und E-Mail-Verteiler, Tickets, optimal: HSE-Software)

  • Ein wesentlicher Punkt für jeden Vorstands ist „Legal Compliance“. Berücksichtigen Sie diesen mit Ihren vorgeschlagenen Maßnahmen.

Maßnahmen für Arbeitssicherheit festlegen

Recherche

Auch wenn es viele Angebote an Leitfäden und Checklisten für Schutzmaßnahmen während der Corona-Pandemie gibt, empfiehlt Franz Almhofer-Amering, sich nie allein darauf zu verlassen.

Eigene Recherche durch unterschiedlichste Quellen, wie z. B. ein Rechts-Newsletter von Enhesa, Austausch mit anderen Unternehmen, z. B. in der Quentic-Community, sind unerlässlich. Nur so sind ein umfassender Fragenkatalog und rechtzeitige Antizipation von zukünftigen Notwendigkeiten möglich.

Miba hat beispielsweise die Anschaffung von zwei berührungslosen Temperaturmessgeräten pro Standort angeordnet. Ein solches Vorgehen ist nicht Checklisten oder bisherigen staatlichen Vorgaben zu entnehmen. Lediglich durch gute Antizipation etwaiger behördlicher Regelungen werden wesentliche Risiken entdeckt und können entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.

Ein ganzheitlicher Fragenkatalog für Büro und Produktionsstätten

Die 36 Fragen für das Miba-COVID-19 Sicherheits-Audit enthalten sowohl produktions- als auch bürospezifische sowie übergreifende Fragen.

So kann die Frage, ob beim Schichtwechsel eine Trennung zwischen den Personen stattfindet, bei einem Sicherheitsaudit im Büro übersprungen werden. Das gleiche gilt umgekehrt für die Personenzahlbeschränkung in Meetingräumen.

Beim Umgang mit Besuchern hingegen ist es für das Sicherheitsaudit gleichgültig, ob es sich bei der externen Person um einen Lieferanten handelt, der Produktionsmaterial bringt, oder um jemanden, der eine Wartung am Drucker vornimmt.

Miba-Tipps:

  • Recherche in unterschiedlichsten Quellen

  • Copy/Paste-Übernahme vermeiden

  • Antizipation von möglichen Veränderungen bei Behördenvorschriften

  • Austausch in einer Community

  • Auf Ganzheitlichkeit achten

Sicherheitsbegehungen standortweit umsetzen

Die Gewinnung des Managements, der Key-User und Belegschaft hängt in der Regel von der Benutzerfreundlichkeit einer HSE-Software ab. Für das Management ist es von Bedeutung, über das System informiert zu werden und schnell auf Informationen und gut aufbereitete Auswertungen zugreifen zu können.

„Ich habe vor allen Vorständen live im Quentic-System gezeigt, wie das funktioniert. Die Reaktion war durchweg positiv.“

In nur 10 Minuten waren auch die für die Begehungen verantwortlichen Mitarbeiter online in die entsprechende Funktion des Audit-Moduls eingewiesen.  Ende April war bereits die erste Begehungsrunde abgeschlossen. Allein die Begehungen sowie die folgenden Nachschärfungen haben laut Franz Almhofer-Amering wesentlich zu positiven Veränderungen geführt. Besonders dazu beigetragen hat, dass die Begehungsverantwortlichen wussten, dass die Ergebnisse eine hohe Sichtbarkeit und eine entsprechend wichtige Bedeutung für den Vorstand hatten.

Wichtig war ferner, dass in den Begehungen nicht nur geprüft wurde, ob – sondern auch wie die Corona-Schutzmaßnahmen umgesetzt wurden. Dadurch konnte Miba an Standorten mit Abweichungen sofort konkrete Maßnahmen ableiten. Zum Beispiel wurde im Zuge der Begehungen standortweit eine Kennzeichnung der Büro- und Besprechungsräume sowie der Raucherplätze vorgenommen, aus der hervorgeht, wie viele Personen sich in ihnen aufhalten dürfen.

Miba-Tipps:

  • Nutzen Sie Prozesse und Systeme, die alle leicht verstehen und anwenden können

  • Lassen Sie dokumentieren, wie die Umsetzungen erfolgen

  • Leiten Sie aus guten Umsetzungen Standards für Verbesserungen ab und setzen diese zeitnah um

  • Legen Sie die Ergebnisse der Begehungen so übersichtlich wie möglich zeitnah dem Vorstand vor (optimal automatisch)

Fazit: So nutzen Sie Ihre Chancen

  • © Miba AG

Franz Almhofer-Amering ist seinem Ziel durch die Corona-Krise einen großen Schritt nähergekommen. HSE ist bei Miba auf dem besten Weg, standortweit in alle Prozesse integriert zu werden und eine Schnittstelle zu haben, die für alle zugänglich und nutzbar ist.

Die ergriffene Maßnahme, eine HSE-Software verpflichtend für Audits einzusetzen, hat dazu geführt, dass zum einen das Top-Management und die Führungskräfte von der Qualität und Wichtigkeit integrierter HSE-Prozesse überzeugt werden konnten. Anhand von Zahlen und Berichten wurde nachgewiesen, dass sich die Arbeitssicherheit maßgeblich verbessert hat und die Rechtssicherheit der Führungsebene gewährleistet ist.

Zum anderen sind Standorte, die bisher in geringerem Maße in die standardisierten HSE-Prozesse integriert waren, jetzt mit an Bord. Die HSE-Software, die eine ganz bestimmte Funktion erfüllte, nämlich die Durchführung der verpflichtenden Sicherheitsbegehungen, benötigt nun voraussichtlich keinen weiteren Push von oben, sondern wird vom Standort selbst entdeckt nach dem Motto: „Hey, das ist ja super, dass wir so eine Software haben. Was kann die denn sonst noch?“

Auch Sie können die Aufmerksamkeit des Managements während Krisenzeiten, nutzen, um eine stabile HSE Kultur zu schaffen. Nehmen Sie dabei folgenden Ratschlag mit auf den Weg:

Miba-Tipp:

Je mehr Prozesse und Verantwortlichkeiten schon vorhanden sind, desto besser gelingt es (auch unabhängig von einer Krise), neue Themen in einem großen Konzernverbund umzusetzen. Greifen Sie daher auf Rollen, Software oder Dokumente zurück, die bereits etabliert sind.

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