Audits, Digitalisierung

Qualitätsmanagementsystem praxistauglich umgesetzt

Mit 7 Tipps für mehr Akzeptanz für Ihr QMS: So gehen Sie effektiv vor und motivieren Mitarbeitende

6 Minuten04.11.2021

Was tun, wenn Mitarbeitende oder Führungskräfte das Qualitätsmanagementsystem (QMS) als hinderlich für den Betriebsablauf sehen? Sätze wie „Ich habe das Tagesgeschäft zu erledigen und kann mich nicht um das Ausfüllen von Formblättern kümmern“ oder „Wozu brauchen wir einen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB)?“ sind in manchen Unternehmen keine Seltenheit. Dabei ist ein standardisiertes QMS oft die Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens, nicht zuletzt, weil es in nahezu allen Branchen für den Aufbau von vertraglichen Wirtschaftsbeziehungen erforderlich ist. Folgende Tipps sollen Ihnen dabei helfen, Ihr QMS praxistauglich und mitarbeiternah zu entwickeln und aufrechtzuerhalten. Hierbei ist besonders wichtig, dass Sie sicherstellen, dass jedem Mitarbeitenden der Sinn und Zweck des QMS klar ist: Es soll dafür sorgen, dass Arbeitsabläufe abgestimmt, reibungslos und reproduzierbar erfolgen können.

1. Vermeiden Sie „Normsprech“

„Kontext der Organisation“, „dokumentierte Informationen“, „Lenkung der Dokumente“: Diese ISO-Begriffe gehören nicht unbedingt zum alltäglichen Sprachgebrauch. Erhöhen Sie die Akzeptanz des QMS, indem Sie verständlich und bei der Sprache Ihres Unternehmens bleiben. Versuchen Sie nicht, die Normsprache in Prozessregelungen einzuführen: Gelenkte dokumentierte Informationen sind Dokumente und Aufzeichnungen, bindende Verpflichtungen bezeichnen gesetzliche und behördliche sowie Kunden-Anforderungen.

Der Qualitätsmanagementstandard ISO 9001

Was sind die wichtigsten Anforderungen der Norm und wie setzen Sie diese um? Wie gewährleisten Sie Schritt für Schritt den normgerechten Aufbau Ihres QMS und navigieren erfolgreich durch Zertifizierungs-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits? Dieses Whitepaper bietet Ihnen das nötige Fachwissen sowie einen konkreten Implementierungsplan mit Checklisten und Antworten auf folgende Fragen:

  • Wie ist die ISO 9001 strukturiert und aufgebaut?

  • Was macht ihren Plan-Do-Check-Act-Zyklus aus?

  • Welche konkreten Anforderungen stellt die Norm?

  • Welche Nachweise sind zur Erfüllung der Forderungen geeignet?

  • Wie gestalten Sie die Umsetzung?

  • Wie navigieren sie erfolgreich durch die Audits der (Re-)Zertifizierung?

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2. Bauen Sie das QMS prozessorientiert auf

Nutzen Sie die bestehende Prozesslandschaft Ihrer Organisation und strukturieren Sie die Anforderungen der ISO 9001 gemäß dieser Prozesse. Warum einen neuen Prozess „Kontext der Organisation“ einführen, wenn dies zum bestehenden Prozess „Unternehmensstrategie“ passt? Ordnen Sie die Anforderungen der ISO 9001 an die oberste Leitung (Normkapitel 4, 5, 6, 9, 10) den Führungsprozessen, Anforderungen aus Normkapitel 8 (Betrieb) den Prozessen der Wertschöpfungskette und Anforderungen aus Kapitel 7 (Unterstützung) den unterstützenden Prozessen zu. Definieren Sie nicht unnötig neue Prozesse. So bilden Sie die gelebte Praxis im Unternehmen gut ab, verbessern das Verständnis der Mitarbeitenden für den Sinn und Zweck des QMS, binden auf diese Weise die Prozesseigner Ihrer Organisation in den Aufbau des QMS mit ein und erreichen, dass Qualitätsmanagement integraler Bestandteil des Prozesses ist.

3. Halten Sie Ihr QMS schlank

Bei der Festlegung von Prozessen und Dokumentation des QMS gilt: So umfangreich wie nötig und so gering wie möglich. Die ISO 9001 und Ihr eigener Produktionsprozess geben die erforderlichen Prozesse und Dokumentationen vor und bilden das Basisgerüst. Hinterfragen Sie bei allen weiteren Prozessen und Dokumenten kritisch, wer diese wofür benötigt. Viele Managementsysteme entwickeln im Laufe der Zeit in Bezug auf Prozessdefinitionen und deren Dokumentation ein immer komplexer werdendes Eigenleben, was zu Verständnis- und Akzeptanzproblemen, aber auch zu Überforderung bei Mitarbeitenden führt. Prüfen Sie deshalb regelmäßig Verfahren und Dokumente Ihres QMS auf Notwendigkeit und halten Sie Ihr QMS schlank.

4. Nutzen Sie eine HSEQ-Software

Mithilfe einer spezifischen Software lassen sich Prozesse und Verantwortlichkeiten nicht nur für das QM-Team, sondern für alle Beteiligten in Echtzeit dokumentieren, revisionieren und verwalten. Verlinkungen innerhalb der Dokumentation sind einfach möglic. Verzögerungen in der Information und Kommunikation von Regelungen und deren Änderungen werden vermieden. Für das Maßnahmen-, Schulungs- oder Auditmanagement führt eine softwaregestützte Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Terminen zu einer hohen Transparenz. Umständliche Informationswege werden vermieden. Softwaregestützt kann gut definiert werden, wem welche Informationen des QMS zugänglich gemacht wird, sodass jeder nur die für die eigene Tätigkeit relevante Informationen erhält. Das verbessert das Verständnis der Kolleginnen und Kollegen für das QMS, vereinfacht das Finden von relevanten Regelungen und vermeidet eine Informationsüberfrachtung.

Was ist eine HSE /HSEQ-Software?

Eine HSE-Software ist ein Tool, mit dem Sie relevante Daten zentral an einem Ort zusammenfassen, dokumentieren, speichern und visualisieren. Ob eine HSE-Software den zusätzlichen Buchstaben „Q“ verdient, hängt davon ab, inwieweit sie neben Arbeits- Umwelt- und Gesundheitsschutz auch die Prozesse im Qualitätsmanagement abdeckt.

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5. Binden Sie Mitarbeitende frühzeitig mit ein

Die Einführung eines QMS wird in der Regel über Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMB) koordiniert und verantwortet. Qualitätsmanagement kann aber nur funktionieren, wenn in der Organisation von der obersten Leitung bis hin zu den einzelnen Mitarbeitenden ein Qualitätsbewusstsein vorherrscht. Die ISO 9001 sieht nicht vor, dass der QMB ausschließlich für das QMS verantwortlich sein muss. Sie fordert nicht einmal einen Beauftragten. Vielmehr wird verlangt, dass für das QMS relevante Rollen und Aufgaben definiert werden. Tun Sie dies bezogen auf die Bereiche und Ebenen der Organisation und arbeiten Sie mit diesen Personen als Team am QMS. Beziehen Sie außerdem bei konkreten Aufgaben weitere Mitarbeiter in das QMS mit ein, denn sie kennen meistens die Probleme und mögliche Lösungen am besten. So fördern Sie eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre, die zu einer stärkeren Identifikation der Mitarbeitenden mit dem System und notwendigen Verbesserungen führt.

6. Holen Sie sich professionelle Unterstützung

Häufig ist ein QMS das erste Managementsystem, das Unternehmen aufbauen. Sollte dies auch bei Ihnen der Fall sein, ist es empfehlenswert, externe Beratungen bei der Gap-Analyse und Maßnahmendefinition um Unterstützung zu bitten. Dies ist in der Regel effizienter als sich ohne Unterstützung in die Sprache und Denkweise der ISO-Welt einzuarbeiten. Beachten Sie jedoch: Diese Hilfe sollte immer nur eine Hilfe zur Selbsthilfe sein. Ein QMS wird für Ihre Organisation nicht richtig funktionieren, wenn Sie die komplette Umsetzung auslagern.

7. Schätzen Sie den Zeitaufwand realistisch ein

Die Einführung eines QMS entsteht oft aus einem Kundenwunsch oder Zertifizierungsdruck aus der Wertschöpfungskette heraus. Erfahrungen zeigen, dass Sie vom Startschuss des Projektes bis zur erfolgreichen Zertifizierung 12-14 Monate einplanen sollten. Forderungen, das System schnell und in kürzester Zeit „zum Laufen zu bringen“ sind unrealistisch. Mit einer zu schnellen Zertifizierung riskieren Sie später fehlendes Verständnis der Mitarbeitenden, Demotivation und Überforderung. Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit.

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