Dokumentenmanagement

Dokumente systematisch verwalten.

So einfach geht’s mit Quentic!

Dokumente zentral speichern

Übersichtliche Dokumentenablage in bedarfsgerechten Ordnerstrukturen -
Unterstützung aller gängigen Dateitypen
Upload und Download von Einzeldokumenten sowie Dokumentensammlungen
Schnelle Auffindbarkeit dank zahlreicher Filterfunktionen
Zugriff bis hinunter zum einzelnen Dokument regulieren

Dokumente mit relevanten Datensätzen in Quentic verknüpfen
Ermöglicht parallelen Dokumentenzugriff von verschiedenen Stellen aus
Benutzer können Dokumente einfach per Mausklick abrufen
Vorgehen macht nachträgliche Aktualisierungen leicht und stellt den Zugriff auf die stets aktuellste Version bzw. Revision eines Dokuments sicher

Dokumente bereitstellen

Dokumente revidieren

Zuständigkeiten für das Dokumentenmanagement klar einteilen
Erinnerungen nach gewähltem Turnus pro Dokument erhalten, dass inhaltliche Aktualität per Review zu prüfen ist
Versionsverwaltung für ältere und aktuelle Fassungen von Dokumenten
Bearbeitungsstatus für revisionsgeführte Dokumente schafft Transparenz

Geregelte Dokumentenfreigabe inklusive automatischer Protokollierung der Freigabeschritte
Individuelle Workflows erlauben, auch mehrere Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabephasen pro Dokument genau festzulegen
Intelligentes System bewirkt, dass Mitarbeiter außerhalb der Dokumentenbearbeitung immer nur auf jeweils freigegebene Fassungen zugreifen können

Revidierte Dokumente freigeben

Ab ins Archiv!

Werden Dokumente nicht mehr benötigt, sind die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Auch bei diesem Teil des Dokumentenmanagements hilft Ihnen Quentic: Archivieren Sie aufbewahrungspflichtige Dokumente, um ein vorzeitiges Löschen zu verhindern. Gleichzeitig schaffen Sie mehr Übersicht, denn archivierte Dokumente sind nur noch für bestimmte Benutzer in Quentic sichtbar.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Quentic Core

Standortstrukturen

Bilden Sie Ihre Standorte mit allen Gebäuden, Anlagen, Arbeitsmitteln und Zählern ab.

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Organisationsabbildung

Verzeichnen Sie Abteilungen, Stellen, Tätigkeiten und Personen sowie externe Ansprechpartner.

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Ursachenanalyse

Identifizieren Sie schrittweise die tieferen Ursachen ungewollter Situationen.

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Maßnahmenplanung

Organisieren Sie Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen mit klarer Frist und Verantwortlichkeit.

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Benutzerverwaltung

Vergeben Sie an jeden Benutzer genau die Zugriffsrechte, die er für seine Aufgaben braucht.

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Eskalationsmanagement

Lassen Sie sich durch automatische E-Mails an wichtige Termine und Aufgaben erinnern.

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Quentic Demo

Testen Sie Quentic ganz unverbindlich und kostenlos.

„Kennt man eines, kennt man alle: Quentic ist intuitiv steuerbar und einfach in der Anwendung. Kennt man den Aufbau eines Moduls, findet man sich auch in allen anderen Modulen sofort zurecht.“